Eventi B2B: individuare le aziende che preparano un evento

Un evento aziendale si decide molto prima dell’invio del brief. Quando la richiesta arriva nella casella dell’agenzia, format, data e spesso location sono già definiti, e altre quattro agenzie hanno ricevuto lo stesso documento. A quel punto si discute di prezzo. Le agenzie che vincono i progetti migliori arrivano prima, nel momento in cui l’azienda pensa che bisognerebbe segnare l’occasione. Questo articolo elenca i segnali che annunciano quel momento, e come trasformarli in un messaggio che porta a un appuntamento.

Perché le aziende organizzano un evento in un momento preciso?

Un’azienda non organizza un evento senza motivo. Dietro c’è sempre una tappa: un prodotto da lanciare, team da riunire dopo un’acquisizione, nuovi assunti da integrare, un anniversario, una nuova sede, un anno commerciale da avviare. L’azienda conosce queste tappe con mesi di anticipo, e molte sono pubbliche.

Il lavoro dell’agenzia è individuare queste tappe prima che diventino un progetto definito, poi proporre un’idea alla persona giusta. È l’applicazione diretta degli eventi scatenanti nella prospezione a un mestiere in cui il calendario è tutto.

Quali segnali annunciano che un’azienda prepara un evento?

Segnale	Cosa annuncia	Dove vederlo
Lancio di un prodotto o di un’offerta	Serata di lancio, presentazione a clienti o stampa	LinkedIn, stampa, sito aziendale
Anniversario dell’azienda (10, 20, 50 anni)	Evento interno o per i clienti per celebrare la data	Data di fondazione pubblica, post della direzione
Acquisizione o fusione	Evento per riunire i team	Stampa economica, LinkedIn
Round di finanziamento seguito da assunzioni	Evento di onboarding, team building	Stampa, molte offerte di lavoro
Trasloco o nuova sede	Inaugurazione, open day	LinkedIn, stampa locale
Nuovo direttore commerciale o marketing	Nuova convention, nuovo format di incontro con i clienti	LinkedIn (nuovo incarico)
Partecipazione annunciata a una fiera	Serata clienti o cena a margine della fiera	LinkedIn, elenchi espositori
Post sull’edizione passata di un evento ricorrente	Stesso evento l’anno prossimo, fornitore da riconfermare o cambiare	LinkedIn, Instagram
Ricerca di un event manager	Programma di eventi in preparazione	Offerte di lavoro

Per una lista più ampia di momenti d’acquisto, vedi i segnali d’acquisto B2B e le relative frasi d’apertura.

Come capire quali segnali trattare per primi?

Non tutte le tappe portano a un evento con un’agenzia. Una startup di dieci persone festeggerà i suoi tre anni al bar sotto l’ufficio. Per fare una selezione:

1. Verifica la dimensione e il budget probabile. Un evento per 200 persone dopo un’acquisizione non ha nulla a che vedere con un aperitivo.
2. Cerca una data. Un anniversario, un lancio annunciato o una convention annuale danno una tempistica. Senza data, il segnale è più debole.
3. Individua l’interlocutore. Marketing per un lancio, HR per l’onboarding, direzione commerciale per una convention, titolare in una PMI.
4. Somma i segnali. Un’azienda che ha raccolto fondi, assume molto e trasloca spunta tre caselle insieme.
5. Scarta gli eventi già fatti. Un’inaugurazione pubblicata la settimana scorsa è un segnale per l’anno prossimo, non per adesso.

Tieni conto anche del ritmo dell’anno. Le convention commerciali si tengono spesso a inizio anno o a settembre, le serate clienti intorno alle feste, gli eventi di team in primavera o a settembre. Un segnale visto a giugno per una convention di gennaio arriva al momento giusto; lo stesso segnale visto a dicembre arriva troppo tardi per quell’edizione, ma ti dà un’azienda da seguire per la successiva. Segnatela e torna subito dopo l’evento.

Il metodo per distinguere un vero segnale dal rumore è spiegato in come qualificare un segnale d’acquisto.

Com’è una buona frase d’apertura per un’agenzia di eventi?

Il riflesso comune è mandare la brochure dell’agenzia e gli ultimi lavori. La buona frase d’apertura fa l’opposto: parte dalla tappa dell’azienda, propone una pista e fa una domanda.

Esempio illustrativo

Segnale: un’azienda di servizi annuncia l’acquisizione di un concorrente regionale; i due team dovranno lavorare insieme.

Frase d’apertura sbagliata: «Buongiorno, congratulazioni per l’acquisizione! La nostra agenzia organizza convention e team building su misura in tutta Italia. In allegato trova il nostro portfolio. Sarebbe disponibile per una chiamata?»

Frase d’apertura che ottiene risposta: «Ciao Carolina, dopo un’acquisizione il primo momento in cui i due team si ritrovano nella stessa sala spesso dà il tono a tutto il resto. Avete già in programma di riunirli, o è ancora presto nell’integrazione?»

La versione sbagliata parla dell’agenzia e allega un documento che nessuno aprirà. Quella giusta nomina la vera sfida di un’acquisizione per una responsabile HR, e la domanda apre sulla tempistica.

Esempio illustrativo

Segnale: un’azienda manifatturiera pubblica su LinkedIn le foto della sua convention commerciale annuale, appena conclusa.

Frase d’apertura sbagliata: «Buongiorno, siamo specializzati nell’organizzazione di convention. Saremmo felici di occuparci della vostra prossima edizione. Possiamo inviarle i nostri prezzi?»

Frase d’apertura che ottiene risposta: «Ciao Marco, la vostra convention si è appena chiusa, ed è il momento in cui si sa cosa ha funzionato e cosa non si rifarebbe. Cosa si sono portati a casa i tuoi commerciali quest’anno, e cosa ti piacerebbe cambiare per la prossima?»

La versione giusta arriva nel momento migliore di un evento ricorrente: subito dopo, durante il bilancio. La risposta dà all’agenzia gli elementi per proporre un appuntamento con un’idea precisa.

Come passare dalla risposta all’appuntamento?

Una risposta non è ancora un progetto. Per arrivare all’appuntamento:

• Riformula il bisogno. Numero di persone, obiettivo (unire, ringraziare, lanciare), periodo previsto. Bastano due o tre domande.
• Proponi un appuntamento con un’idea. «30 minuti per mostrarti due format che hanno funzionato bene dopo un’acquisizione» vale più di «una chiacchierata per conoscerci».
• Parla di budget all’appuntamento, non prima. Il prezzo senza il progetto ti riporta al confronto che volevi evitare.

Il metodo completo è in dal segnale d’acquisto all’appuntamento.

Quali errori evitare?

• Aspettare il brief. A quel punto l’agenzia che ha proposto l’idea è già favorita.
• Mandare subito brochure o prezzi. Il primo messaggio serve ad aprire una conversazione.
• Sbagliare interlocutore. Un evento di onboarding si vende alle HR, non al direttore marketing.
• Arrivare dopo l’evento per quell’evento. Un’inaugurazione già fatta è un segnale per l’edizione successiva, non una vendita.
• Proporre un format generico. La tappa dell’azienda deve ritrovarsi nell’idea proposta.

Dove individuare questi segnali?

Lanci, acquisizioni, nuovi incarichi e post sugli eventi passati compaiono soprattutto su LinkedIn; traslochi e anniversari, spesso sulla stampa locale. MeetMagnet individua ogni giorno i segnali LinkedIn utili a un’agenzia di eventi e propone una frase d’apertura costruita su ciascuno, riletta prima dell’invio. Stampa e offerte di lavoro rientrano nell’opzione multisorgente dell’offerta Accompagnata.