Wie lange im Voraus sollte man ein Unternehmen wegen einer Veranstaltung kontaktieren?

So früh wie möglich, sobald der Meilenstein bekannt ist. Ein Seminar oder eine Tagung wird Monate vor dem Datum entschieden, und Locations werden früh gebucht. Wenn Sie warten, bis das Briefing kursiert, ist das Format schon festgelegt. Bei wiederkehrenden Veranstaltungen melden Sie sich direkt nach der letzten Ausgabe, wenn das Unternehmen Bilanz zieht.

Wen sollte man ansprechen, um eine Firmenveranstaltung zu verkaufen?

Das hängt von der Art der Veranstaltung ab. Für einen Kundenabend oder eine Produkteinführung die Marketing- oder Kommunikationsleitung. Für ein Teamseminar die Personalabteilung oder die Geschäftsführung. Für eine Vertriebstagung die Vertriebsleitung. In einem KMU organisiert und entscheidet oft der Geschäftsführer selbst oder das Office Management.

Sollte man die Preisliste schon in der ersten Nachricht schicken?

Nein. Ein Preis ohne Kontext reduziert das Gespräch auf den Preis und vergleicht Sie mit Agenturen, die der Interessent noch gar nicht angefragt hat. Die erste Nachricht sollte eine Idee zum Meilenstein des Unternehmens vorschlagen und eine Frage zum Vorhaben stellen. Über das Budget spricht man im Termin, wenn der Bedarf klar ist.

Ist eine wiederkehrende Veranstaltung ein gutes Kaufsignal?

Ja, oft sogar das verlässlichste. Ein Unternehmen, das über seine jährliche Vertriebstagung oder sein Herbstseminar postet, wird es nächstes Jahr wieder veranstalten. Der beste Moment zum Schreiben ist direkt danach, wenn das Team auswertet, was funktioniert hat und was nicht, und bevor es automatisch denselben Dienstleister erneut beauftragt.

Akquise für Eventagenturen: die Kaufsignale

Eine Firmenveranstaltung wird lange vor dem Briefing entschieden. Wenn die Anfrage bei der Agentur eingeht, stehen Format, Datum und oft auch die Location schon fest, und vier andere Agenturen haben dasselbe Dokument bekommen. Dann geht es nur noch um den Preis. Agenturen, die die besten Projekte gewinnen, sind früher da: in dem Moment, in dem sich das Unternehmen sagt, dass man diesen Anlass feiern sollte. Dieser Artikel zeigt die Kaufsignale, die diesen Moment ankündigen, und wie Sie daraus eine Nachricht machen, die zu einem Termin führt.

Warum veranstalten Unternehmen Events zu bestimmten Zeitpunkten?

Ein Unternehmen organisiert kein Event ohne Grund. Dahinter steht immer ein Meilenstein: ein Produkt, das eingeführt wird, Teams, die nach einer Übernahme zusammenfinden müssen, neue Mitarbeitende, die integriert werden sollen, ein Jubiläum, neue Räume, ein Vertriebsjahr, das startet. Das Unternehmen kennt diese Meilensteine Monate im Voraus, und viele davon sind öffentlich.

Die Aufgabe der Agentur ist es, diese Meilensteine zu erkennen, bevor daraus ein festgelegtes Projekt wird, und dem richtigen Ansprechpartner eine Idee vorzuschlagen. Das ist die direkte Anwendung von Trigger Events in der Akquise auf ein Geschäft, in dem der Zeitplan alles entscheidet.

Welche Signale zeigen, dass ein Unternehmen eine Veranstaltung plant?

Signal	Was es ankündigt	Wo Sie es sehen
Einführung eines Produkts oder Angebots	Launch-Event, Präsentation für Kunden oder Presse	LinkedIn, Presse, Unternehmenswebsite
Firmenjubiläum (10, 20, 50 Jahre)	Internes Fest oder Kundenevent zum Jubiläum	Öffentliches Gründungsdatum, Beiträge der Geschäftsführung
Übernahme oder Fusion	Seminar, um die Teams zusammenzubringen	Wirtschaftspresse, LinkedIn
Finanzierungsrunde mit anschließenden Neueinstellungen	Onboarding-Seminar, Teamevent	Presse, viele Stellenanzeigen
Umzug oder neue Räume	Einweihung, Tag der offenen Tür	LinkedIn, Regionalpresse
Neue Vertriebs- oder Marketingleitung	Neue Vertriebstagung, neues Format für Kundentreffen	LinkedIn (Positionswechsel)
Angekündigte Teilnahme an einer Messe	Kundenabend oder Dinner am Rande der Messe	LinkedIn, Ausstellerlisten
Beitrag über die letzte Ausgabe einer wiederkehrenden Veranstaltung	Dieselbe Veranstaltung im nächsten Jahr, Dienstleister wird bestätigt oder gewechselt	LinkedIn, Instagram
Stellenanzeige für einen Eventmanager	Veranstaltungsprogramm in Vorbereitung	Stellenanzeigen

Eine breitere Liste von Kaufmomenten finden Sie unter B2B-Kaufsignale und die passenden Einstiegssätze.

Welche Signale sollten Sie zuerst bearbeiten?

Nicht jeder Meilenstein führt zu einer Veranstaltung mit Agentur. Ein Startup mit zehn Leuten feiert seinen dritten Geburtstag in der Bar nebenan. So sortieren Sie:

Prüfen Sie Größe und wahrscheinliches Budget. Ein Seminar für 200 Personen nach einer Übernahme ist etwas anderes als ein Feierabendbier.
Suchen Sie ein Datum. Ein Jubiläum, ein angekündigter Launch oder eine jährliche Tagung geben einen Zeitplan vor. Ohne Datum ist das Signal schwächer.
Finden Sie den Ansprechpartner. Marketing für einen Launch, HR für das Onboarding, Vertriebsleitung für eine Tagung, Geschäftsführung im KMU.
Kombinieren Sie Signale. Ein Unternehmen, das Kapital aufgenommen hat, massiv einstellt und umzieht, erfüllt drei Kriterien auf einmal.
Streichen Sie bereits stattgefundene Veranstaltungen. Eine Einweihung, über die letzte Woche gepostet wurde, ist ein Signal für nächstes Jahr, nicht für jetzt.

Denken Sie auch an den Jahresrhythmus. Vertriebstagungen finden oft zu Jahresbeginn oder nach der Sommerpause statt, Kundenabende rund um die Feiertage zum Jahresende, Teamseminare im Frühjahr oder im September. Ein Signal, das Sie im Juni für eine Tagung im Januar entdecken, kommt genau richtig; dasselbe Signal im Dezember kommt für diese Ausgabe zu spät, gibt Ihnen aber ein Unternehmen, das Sie für die nächste verfolgen können. Notieren Sie es und melden Sie sich direkt nach der Veranstaltung.

Wie Sie ein echtes Signal von Rauschen unterscheiden, erklärt der Artikel wie man ein Kaufsignal qualifiziert.

Wie sieht ein guter Einstiegssatz für eine Eventagentur aus?

Der übliche Reflex ist, die Agenturbroschüre und die letzten Referenzen zu schicken. Ein guter Einstieg macht das Gegenteil: Er geht vom Meilenstein des Unternehmens aus, schlägt eine Richtung vor und stellt eine Frage.

Beispiel (fiktiv)

Signal: Ein Dienstleistungsunternehmen kündigt die Übernahme eines regionalen Wettbewerbers an; die beiden Teams werden künftig zusammenarbeiten.

Missglückter Einstieg: „Guten Tag, herzlichen Glückwunsch zur Übernahme! Unsere Agentur organisiert maßgeschneiderte Seminare und Teamevents im gesamten DACH-Raum. Anbei finden Sie unser Portfolio. Hätten Sie Zeit für ein Telefonat?“

Einstieg, der eine Antwort bekommt: „Guten Tag Frau Wagner, nach einer Übernahme gibt der erste Moment, in dem beide Teams im selben Raum sitzen, oft den Ton für alles Weitere vor. Haben Sie schon geplant, sie zusammenzubringen, oder ist es dafür in der Integration noch zu früh?“

Die missglückte Version spricht über die Agentur und hängt ein Dokument an, das niemand öffnet. Die gute benennt die eigentliche Herausforderung einer Übernahme für eine Personalleiterin, und die Frage öffnet das Gespräch über den Zeitplan.

Beispiel (fiktiv)

Signal: Ein Industrieunternehmen postet auf LinkedIn Fotos seiner jährlichen Vertriebstagung, die gerade stattgefunden hat.

Missglückter Einstieg: „Guten Tag, wir sind auf die Organisation von Tagungen spezialisiert. Wir würden uns freuen, Ihre nächste Ausgabe zu übernehmen. Dürfen wir Ihnen unsere Preise schicken?“

Einstieg, der eine Antwort bekommt: „Guten Tag Herr Hoffmann, Ihre Tagung ist gerade vorbei, das ist der Moment, in dem man weiß, was funktioniert hat und was man nicht wiederholen würde. Was haben Ihre Vertriebsleute dieses Jahr mitgenommen, und was möchten Sie beim nächsten Mal ändern?“

Die gute Version kommt zum besten Zeitpunkt einer wiederkehrenden Veranstaltung: direkt danach, während der Auswertung. Die Antwort liefert der Agentur das Material, um einen Termin mit einer konkreten Idee vorzuschlagen.

Wie wird aus der Antwort ein Termin?

Eine Antwort ist noch kein Projekt. So kommen Sie zum Termin:

Fassen Sie den Bedarf zusammen. Teilnehmerzahl, Ziel (zusammenschweißen, danken, launchen), geplanter Zeitraum. Zwei oder drei Fragen reichen.
Schlagen Sie einen Termin mit einer Idee vor. „30 Minuten, um Ihnen zwei Formate zu zeigen, die nach einer Übernahme gut funktioniert haben“ ist besser als „ein Kennenlerngespräch“.
Sprechen Sie im Termin über das Budget, nicht vorher. Ein Preis ohne Projekt führt Sie zurück in den Vergleich, den Sie vermeiden wollten.

Die vollständige Methode steht in vom Kaufsignal zum Termin.

Welche Fehler sollten Sie vermeiden?

Auf das Briefing warten. Dann ist die Agentur, die die Idee eingebracht hat, schon Favorit.
Sofort Broschüre oder Preise schicken. Die erste Nachricht soll ein Gespräch öffnen.
Den falschen Ansprechpartner wählen. Ein Onboarding-Seminar verkauft man an HR, nicht an die Marketingleitung.
Nach der Veranstaltung für diese Veranstaltung kommen. Eine bereits erfolgte Einweihung ist ein Signal für die nächste Ausgabe, kein Verkauf.
Ein Standardformat vorschlagen. Der Meilenstein des Unternehmens muss sich in der Idee wiederfinden.

Wo finden Sie diese Signale?

Produkteinführungen, Übernahmen, Positionswechsel und Beiträge über vergangene Veranstaltungen erscheinen vor allem auf LinkedIn; Umzüge und Jubiläen oft in der Regionalpresse. MeetMagnet erkennt täglich die LinkedIn-Signale, die für eine Eventagentur nützlich sind, und schlägt zu jedem einen Einstiegssatz vor, der vor dem Versand geprüft wird. Presse und Stellenanzeigen gehören zur Multi-Source-Option des Tarifs Begleitet. Siehe die Seiten zu LinkedIn-Signalen und Pressesignalen.

B2B-Events: Unternehmen erkennen, die eine Veranstaltung planen